Nếu bạn đang làm việc với Excel, thì chắc hẳn không ít lần bạn đã gặp phải các lỗi định dạng số. Các lỗi này có thể xuất hiện khi bạn nhập liệu sai hoặc khi tệp của bạn chứa các giá trị không được nhận diện là số bởi Excel. May mắn thay, giải quyết các lỗi này không phải là điều khó khăn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn cách xử lý các lỗi định dạng số trong Excel đơn giản nhanh chóng.
Kiểm tra định dạng ô
Khi bạn gặp phải lỗi định dạng số trong Excel, điều đầu tiên bạn nên làm là kiểm tra lại định dạng của ô. Đối với các ô chứa giá trị số, định dạng phổ biến là ‘Number’. Nếu ô của bạn không được định dạng là ‘Number’, hãy thực hiện theo các bước sau:
- Chọn ô hoặc loạt ô cần đổi định dạng.
- Click chuột phải và chọn ‘Format Cells’.
- Trong hộp thoại ‘Format Cells’, chọn ‘Number’.
- Chọn định dạng số phù hợp cho ô của bạn.
- Chọn ‘OK’ để áp dụng thay đổi.
Kiểm tra lại các giá trị trong các ô này, lỗi định dạng số có thể được sửa chữa ngay lập tức.
Sử dụng công cụ ‘Text to Columns’
Một công cụ hữu ích khác để xử lý các lỗi định dạng số trong Excel là ‘Text to Columns’. Công cụ này cho phép bạn tách các giá trị trong các ô thành các cột mới dựa trên một ký tự hoặc một chuỗi ký tự nhất định. Điều này thường hữu ích khi bạn có các giá trị được phân tách bởi dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy.
- Chọn ô hoặc loạt ô cần xử lý.
- Click vào tab ‘Data’ trên thanh menu và chọn ‘Text to Columns’.
- Trong hộp thoại ‘Text to Columns’, chọn ‘Delimited’ và chọn ký tự tương ứng với việc phân tách các giá trị trong ô.
- Chọn định dạng cho các cột mới nếu cần thiết.
- Chọn ‘Finish’.
Sau khi hoàn tất quá trình này, các giá trị trong các ô của bạn sẽ được phân tách thành các cột mới và có thể được định dạng lại một cách chính xác.
Sử dụng công thức ‘VALUE’
Nếu các giá trị trong các ô của bạn chứa các ký tự không liên quan đến số, hãy sử dụng công thức ‘VALUE’ để chuyển đổi chúng sang giá trị số. Công thức này cho phép bạn chuyển đổi một chuỗi ký tự thành một giá trị số.
- Nhập ‘=VALUE(‘ vào ô trống gần nhất với ô chứa giá trị cần chuyển đổi.
- Chọn ô chứa giá trị cần chuyển đổi.
- Nhập ‘)’ và nhấn Enter.
Giá trị trong ô ban đầu sẽ được chuyển đổi sang giá trị số và có thể được định dạng lại một cách chính xác.
Xử lý lỗi ‘Circular Reference’
Lỗi ‘Circular Reference’ xảy ra khi một công thức trong Excel tham chiếu đến chính nó. Điều này thường xảy ra khi bạn cố gắng tính toán một giá trị phụ thuộc vào chính giá trị đó. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Tìm ô hoặc ô công thức gây ra lỗi ‘Circular Reference’.
- Sửa công thức và loại bỏ tham chiếu đến chính nó.
- Kiểm tra lại các giá trị phụ thuộc của ô đó và sửa lại công thức nếu cần thiết.
- Lưu lại thay đổi.
Sau khi thực hiện các bước này, lỗi ‘Circular Reference’ sẽ được khắc phục và các giá trị trong Excel của bạn sẽ được tính toán chính xác.
Kết luận
Như vậy, qua bài viết này, chúng ta đã học được cách xử lý các lỗi định dạng số trong Excel đơn giản nhanh chóng. Các lỗi này có thể xuất hiện khi bạn nhập liệu sai hoặc khi tệp của bạn chứa các giá trị không được nhận diện là số bởi Excel. Tuy nhiên, với các công cụ và kỹ thuật đơn giản như kiểm tra định dạng ô, sử dụng công cụ ‘Text to Columns’, sử dụng công thức ‘VALUE’ và xử lý lỗi ‘Circular Reference’, bạn có thể khắc phục các lỗi này một cách nhanh chóng và dễ dàng.
