Nếu là người làm việc thường xuyên với excel chắc chắn bạn sẽ phải sắp xếp các dữ liệu theo thứ tự cho tiện việc tìm kiếm, so sánh. Đây là một trong những chức năng khá quan trọng, được sử dụng phổ biến, những bảng tính chứa nhiều thông tin khác nhau thì việc sắp xếp và lọc dữ liệu sẽ giúp bạn tìm thấy những thông tin cần tìm một cách chính xác, dễ dàng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu các cách sắp xếp trong excel để thực hiện.
Mỗi người sẽ có cách thiết lập riêng để cho bảng tính của mình dễ nhìn, dễ tìm kiếm hơn vì thế bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho bạn tất cả các cách sắp xếp dữ liệu trong excel để tham khảo.
Sắp xếp tên danh sách tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC
Để sắp xếp theo thứ tự ABC bạn cần phải tách tên ra thành cột riêng.
Bước 1: Hãy mở bảng dữ liệu sau đó chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp.
Bước 2: Trên thanh công cụ bạn chọn tab “DATA” và chọn lệnh “Sort” hoặc lệnh “A-Z”.
Bước 3: Sẽ có một cửa sổ mới xuất hiện, bạn có thể chọn một cột nào để sắp xếp tại mục “Sort by”, ở đây mình sẽ chọn sắp xếp theo giới tính. tại phần order bạn chọn từ A tới Z hoặc từ Z tới A tùy vào ý định của bạn sao cho đạt được mục đích. Cuối cùng bạn chọn Ok là xong.
Ở trong bảng này, có những tùy chọn:
- Sort by: Sắp xếp theo cột nào. Ví dụ ở đây ta có: Mã SV, Họ tên, Giới tính, Chuyên ngành
- Sort on: có 4 tùy chọn:
+ Values: Giá trị của các ô trong cột được chọn ở phần Sort by
+ Cell Color: Màu ô
+ Font Color: Màu chữ
+ Cell icon: Biểu tượng được chèn vào các ô
- Order: Quy luật sắp xếp dữ liệu trong Excel
+ Đối với chuỗi kí tự ( text) : Sắp xếp theo chiều từ A-> Z hoặc từ Z->A
+ Đối với số: Sắp xếp từ lớn tới nhỏ và ngược lại từ nhỏ tới lớn
+ Đối với màu và icon set: On top ( ở trên cùng) hoặc On bottom ( Ở dưới cùng).
Bước 4: Kết quả trả về ta được như hình, ngay lúc này, bảng dữ liệu của bạn đã được thay đổi, toàn bộ danh sách được sắp xếp theo đó tên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái ABC và lớp cũng được thay đổi theo.
Cách sắp xếp chữ số theo mức tăng dần hoặc giảm dần
Để thực hiện sắp xếp bảng số liệu trên theo thứ tự giảm dần, bạn cũng làm tương tự các bước như đối với sắp xếp tên theo thứ tự ABC, tuy nhiên bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại tab “DATA” chọn lệnh “Sort” hoặc “A-Z”.
Bước 2: Tại mục Sortby bạn chọn”Mã SV” mục order bạn chọn một trong những lựa chọn phù hợp theo thứ tự từ nhỏ tới lớn hoặc lớn tới nhỏ, sau đó chọn ok.
Bước 3: Sau khi chọn ok bạn có được kết quả như hình.
Sắp xếp dữ liệu trong excel theo màu ô, màu phông hoặc biểu tượng
Trong trường hợp bạn đã định dạng theo cách thủ công hoặc có điều kiện cho một dải ô hoặc cột bảng theo màu ô hoặc màu phông chữ, bạn cũng có thể sắp xếp theo những màu này để có thể dễ nhìn hơn. Cách sắp xếp được thực hiện theo các bước trong ví dụ sau:
Ví dụ: Sắp xếp danh sách theo màu chữ của cột toán
Bước 1: Tại tab “DATA” chọn lệnh “Sort” hoặc “A-Z”.
Bước 2: Tại mục Sort by bạn chọn “Toán”.
- Sort on chọn “Font Color”.
- Order (sắp xếp theo màu nào): Chọn click màu đỏ.
Bước 3: Để chọn cách bạn muốn sắp xếp thực hiện theo các thao tác sau:
- Di chuyển màu ô, màu phông hoặc biểu tượng lên trên cùng hay sang bên trái, hãy chọn ở trên cùng (on top) cho thao tác sắp xếp cột và ở bên trái cho thao tác sắp xếp hàng.
- Di chuyển màu ô, màu phông hay biểu tượng xuống dưới cùng hay sang bên phải hãy chọn ở dưới cùng (bottom) cho thao tác sắp xếp cột và ở bên phải thao tác sắp xếp hàng.
- Hãy nhớ rằng không có thứ tự sắp xếp màu ô, màu phông hoặc biểu tượng mặc định, bạn phải xác định thứ tự mà bạn muốn cho mỗi thao tác sắp xếp.
- Nếu muốn xác định màu ô, màu phông hay biểu tượng tiêpó theo để sắp xếp theo đó bạn hãy bấm “Add level” rồi lặp lại các thao tác trên.
Tiếp đó nhấp ok ta được kết quả như hình.
Sắp xếp ngày hoặc thời gian trong excel
Để sắp xếp ngày tăng dần theo thời gian tùy mục đích công việc của bạn, hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn ô trong cột bạn muốn sắp xếp.
Bước 2: Trên tab “DATA” trong nhóm “sort” bạn thực hiện các thao tác
- Để sắp xếp từ ngày hoặc thời gian cũ hơn đến mới hơn chọn A-> Z
- Để sắp xếp từ ngày hoặc thời gian mới hơn đến cũ hơn bạn bấm Z->A
Bước 3: Bấm ok ta được kết quả
Nếu không thực hiện được việc sắp xếp này bạn hãy khắc phục bằng cách:
- Tiến hành kiểm tra có phải ngày và giờ của bạn được lưu trữ dưới dạng ngày hoặc giờ hay không. Nếu chưa được lưu trữ dưới dạng ngày hoặc giờ thì cột có thể chứa ngày giờ được lưu trữ dưới dạng văn bản. Để excel thực hiện đúng thì toàn bộ ngày và giờ trong cột đó phải được lưu trữ dưới dạng số seri ngày hoặc giờ.
- Trong trường hợp bạn muốn sắp xếp theo ngày trong tuần, cần định dạng ô để hiện thị ngày trong tuần.
- Nếu muốn sắp xếp ngày trong tuần bất kể ngày tháng, hãy chuyển đổi chúng thành văn bản bằng cách sử dụng hàm TEXT. Nhưng khi chuyển đổi xong hoạt động sắp xếp dữ liệu sẽ được dưa theo dữ liệu dạng chữ và số.
Sắp xếp theo nhiều cột hoặc hàng trong excel
Trong công việc, nhiều khi bạn phải gặp các thao tác sắp xếp theo nhiều cột hoặc hàng khi có dữ liệu mà muốn theo cùng một giá trị trong một cột hoặc hàng, sau đó sắp xếp cột hoặc hàng khác bên trong nhóm gồm các giá trị bằng nhau đó, với cách này bạn có thể sắp xếp tối đa 64 cột. Hãy tham khảo ví dụ dưới đây để hiểu hơn cách làm:
Ví dụ: Nếu bạn có một cột giới tính và lớp chuyên ngành thì trước tiên bạn có thể sắp xếp theo giới tính để nhóm tất cả các bạn nam hoặc nữ trong cùng một chuyên ngành lại với nhau, sau đó sắp xếp theo tên (để tên theo thứ tự bảng chữ cái trong mỗi bộ phận).
Bước 1: Chọn 1 ô bất kỳ trong dải dữ liệu.
Bước 2: Chọn tab “DATA” trong nhóm “Sort” bấm “sort” để sử dụng sort A to Z excel.
Bước3: Trong hộp thoại hiện ra, bên dưới column trong hộp thoại sort by chọn cột đầu tiên bạn muốn sắp xếp.
Bước 4: Bên dưới Sort on, bạn phải chọn kiểu sắp xếp theo những thao tác sau đây:
- Để sắp xếp văn bản, số hoặc ngày thời gian chọn velues.
- Để sắp xếp theo định dạng hãy chọn cell color hoặc fort color, cell icon.
Bước 5: Bên dưới Order hãy chọn cách bạn muốn sắp xếp theo những thao tác sau:
- Với các giá trị văn bản bạn có thể chọn A đến Z hoặc Z đến A.
- Đối với các giá trị số, bạn có thể chọn Nhỏ nhất tới lớn nhất hoặc sắp xếp từ cao xuống thấp.
- Đối với giá trị ngày, thời gian hãy chọn cũ nhất đến mới nhất hoặc ngược lại.
- Để sắp xếp dựa trên danh sách tùy chỉnh chọn custom list.
Bước 6: Để thêm cột khác sắp xếp theo đó bấm “Add level” sau đó thực hiện lại các bước từ 3 tới 5.
Bước 7: Để sao chép một cột để sắp xếp theo đó hãy chọn mục rồi bấm “Copy level”.
Bước 8: Để xóa một cột để sắp xếp theo đó hãy chọn mục “Delete level”. Tuy nhiên phải dữ lại ít nhất 1 mục trong danh sách.
Bước 9: Để thay đổi thứ tự sắp xếp cột, hãy chọn một mục nhập, rồi bấm mũi tên lên hoặc xuống cạnh nút Options. Những mục nhập nào cao hơn trong danh sách sẽ được sắp xếp trước các mục nhập thấp hơn trong danh sách.
Hướng dẫn cách sắp xếp theo một danh sách tùy chỉnh
Đối với excel, bạn có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh để sắp xếp theo thứ tự do bạn xác định. Ví dụ như một cột có thể chứa các giá trị mà bạn muốn sắp xếp theo đó như cao, trung bình, thấp. Vậy làm sao để bạn có thể sắp xếp sao cho các hàng chứa cao xuất hiện đầu tiên, tiếp theo tới trung bình rồi tới thấp. Lật ngược lại vấn đề, nếu sử dụng những cách trên tức là sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái thì thao tác sắp xếp từ A tới Z sẽ đưa cao lên trên cùng nhưng thấp sẽ đứng trước trung bình. Nếu Z tới A thì trung bình sẽ xuất hiện trước thấp ở giữa rồi mới tới cao. Vì thế hãy tạo danh sách tùy chỉnh của riêng mình, bạn có thể giải quyết các vấn đề này ở ví dụ dưới đây:
Ví dụ: Sắp xếp cột học lực từ giỏi, khá, trung bình, yếu.
Bước 1: Chọn phạm vi mà bạn vừa nhập, chọn các ô P8:P27.
Bước 2: Trong menu chọn File => Options=>Advanced=> general => Edit Custom List. Trong hộp thoại Custom List => Import, sau đó bấm 2 lần ok.
Lưu ý: Độ dài tối đa của danh sách tùy chỉnh là 255 ký tự và ký tự đầu tiên không được bắt đầu bằng số.
Bước 3: Chọn một ô trong cột mà bạn muốn sắp xếp.
Bước 4: Tại tab “DATA” trong nhóm Sort, bấm “Sort”.
Bước 5: Trong hộp thoại Sort, bên dưới column trong hộp Sort by hoặc sort on chọn cột mà bạn muốn sắp xếp theo dạng danh sách tùy chỉnh.
Bước 6: Dưới Order hãy chọn Custom List.
Bước 7: Trong hộp thoại Custom List chọn danh sách mà bạn muốn, sử dụng danh sách tùy chỉnh mà bạn đã tạo sau đó bấm OK.
Bước 8: Ta được kết quả sắp xếp như hình.
Cách sắp xếp theo phân biệt chữ hoa/ thường
Bước 1: Trong tab “DATA” tại nhóm Sort bấm Sort.
Bước 2: Trong hộp thoại Sort vừa ở bấm Options.
Bước 3: Trong hộp thoại Options hãy chọn Case sensitive.
Bước 4: Bấm ok 2 lần ta được kết quả như hình.
Cách sắp xếp từ trái sang phải trong excel
Thông thường mọi người sẽ sử dụng cách sắp xếp từ trên xuống nhưng bạn cũng có thể sắp xếp từ trái sang phải.
Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong dải ô mà bạn muốn sắp xếp.
Bước 2: Tại tab “DATA” trong Sort & Filter bạn chọn Sort.
Bước 3: Trong hộp thoại Sort bạn chọn Options.
Bước 4: Trong hộp thoại Options vừa hiện bạn chọn Sort left to right.
Bước 5: Bên dưới ROW trong hộp Sort by chọn hàng mà bạn muốn sắp xếp, hàng này thường là hàng 1 nếu bạn muốn sắp xếp theo tiêu đề. Trong trường hợp tiêu đề của bạn là văn bản nhưng bạn muốn sắp xếp cột theo số, bạn có thể thêm một hàng mới ở trên dải dữ liệu của mình rồi thêm số thứ tự bạn muốn. Sau đó nhấp OK.
Lưu ý: Khi bạn sắp xếp các hàng vốn là phần của đại cương trang tính, excel sẽ thực hiện sắp xếp các nhóm ở mức cao nhất sao cho hàng hoặc cột chi tiết luôn ở gần nhau, ngay cả khi hàng hoặc cột chi tiết bị ẩn.
Cách giải quyết những vấn đề thường gặp phải khi thực hiện việc sắp xếp trong excel
Trong khi thực hiện các bước sắp xếp dữ liệu trong excel mà trả về kết quả ngoài dự kiến hãy làm như sau:
- Bỏ ẩn hàng và cột trước khi sắp xếp: Những cột ẩn sẽ không được di chuyển khi bạn sắp xếp cột, những hàng ẩn cũng sẽ không được di chuyển nếu sắp xếp hàng vì thế trước khi thực hiện bạn nên sắp xếp để có được kết quả chính xác nhất.
- Nhập tiêu đề cột chỉ trong một hàng: Nếu cần nhãn nhiều dòng, bạn hãy tiến hành ngắt dòng văn bản bên trong ô.
- Bật hoặc tắt hàng tiêu đề: Thông thường bạn nên có một hàng tiêu đề khi sắp xếp cột để dễ hiểu ý nghĩa của dữ liệu, theo mặc định thì giá trị trong tiêu đề không được bao gồm trong các thao tác sắp xếp. Nên đôi khi bạn có thể cần phải bật hay tắt đi để giá trị trong tiêu đề được hoặc không được bao gồm trong những thao tác sắp xếp.
Trên đây là tất cả các trường hơp, các cách để bạn có thể sắp xếp trong excel giúp các dữ liệu được trình bày đẹp, dễ nhìn nhằm đáp ứng yêu cầu công việc cho hiệu quả hơn. Nếu là người thường xuyên tiếp xúc với tin học văn phòng, hãy bỏ túi những cách trên để phục vụ cho công việc của mình. Ngoài ra, trong seri bài viết về các thủ thuật trong excel, bạn có thể tham khảo thêm cách cố định hàng trong excel để giúp công việc nhanh, hiệu quả, chính xác nhất.
