Số thứ tự giúp cho người dùng có thể sắp xếp dễ dàng để đối chiếu các dữ liệu, do đó hầu hết tất cả các bảng tính đều bắt đầu bằng cột số thứ tự. Đánh số trong excel cũng là 1 thao tác cơ bản đối với những người thường xuyên sử dụng tin học văn phòng. Tuy nhiên, có nhiều bạn chưa biết hết cách đánh số thứ tự trong excel, sau đây là tất cả các cách để bạn sử dụng thành thạo tính năng này.
Đánh số thứ tự trong excel bao gồm 2 dạng đó là dạng liên tục đều đặn từ 1, 2, 3,… hoặc không liên tục 2, 4, 6 dù ở dạng nào thì bạn cũng sẽ thực hiện bằng những cách sau:
Cách 1: Đánh số thứ tự bằng chuột đối với danh sách ngắn
Cách này áp dụng với những danh sách của bạn ngắn có khoảng từ 1-10 dòng, bạn có thể nhanh chóng dễ dàng kéo trỏ chuột để thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại cột số thứ tự (STT), bạn đánh số 1, sau đó nhấn giữ phím Ctrl và thực hiện rê trỏ chuột vào góc phía dưỡi bên phải của ô chứa số 1, và excel sẽ hiện lên dấu “+” (dấu cộng) như hình bên dưới.
Bước 2: Bạn vẫn giữ phím Ctrl, đồng thời giữ chuột trái và kéo trỏ chuột xuống hết danh sách cần đánh số thứ tự, bạn sẽ có kết quả như hình.
Cách 2: Đánh số thứ tự trong excel với danh sách dài
Đối với những danh sách ngắn bạn có thể thực hiện theo cách trên, vậy với danh sách dài thì sao? Bạn nên thực hiện các bước dưới đây:
Bước 1: Đầu tiên, hãy đánh 2 dòng liên tiếp 1 và 2, sau đó kéo con trỏ chọn cả 2 ô, tiếp tục rê con chuột vào góc dưới bên phải của ô chứa số 2 để con trỏ chuột xuất hiện dấu “+” (dấu cộng).
Bước 2: Nhấp đúp chuột trái vào ký hiệu dấu cộng, Excel sẽ tự động đánh số thứ tự, cho dù bảng excel của bạn có dài tới đâu thì nó cũng sẽ tự động tăng mà không cần phải kéo và cho bạn kết quả như trên.
Cách 3: Đánh số thứ tự bằng chức năng series trong excel
Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên 1.
Bước 2: Tại mục Home, trong nhóm Editing bạn chọn Fill sau đó chọn series.
Bước 3: Hộp thoại Series sẽ xuất hiện bạn lần lượt thực hiện theo các thao tác như sau:
- Series in: Chọn Rows nếu đánh số theo hàng, Columns nếu đánh số theo cột.
- Type: Chọn linear nếu đánh số theo tăng dần, Growth nếu đánh theo kiểu lũy tiến, Date nếu đánh theo kiểu ngày tháng, Autofill nếu đánh theo kiểu tự động điền.
- Step Value (bước nhảy): Khoảng cách giữa hai số thứ tự.
- Stop Value (giá trị cuối): Chỉ đánh số thứ tự đến vị trí cột này.
Bước 4: Nhấp ok ta được kết quả như hình.
Cách 4: Đánh số thứ tự sử dụng hàm
Bước 1: Để sử dụng hàm đánh số thứ tự trong excel bước đầu tiên bạn nhập số 1 vào ô đầu tiên, nhập công thứ ở ô thứ 2 bên dưới. Ví dụ như =A3+1
Trong đó: A3 và ô chứ số 1 và 1 là đơn vị tăng (1 rồi đến 2) nếu bạn muốn tăng 1 đến 3 thì nhấn +2…
Bước 2: Sau đó bạn thực hiện rê trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô công thức bạn vừa nhập, lúc này trỏ chuột sẽ chuyển thành biểu tượng dấu “+”, tiếp đó thực hiện kéo chuột xuống dưới để copy công thức đánh số thứ tự trong excel và cuối cùng sẽ được kết quả như hình.
Cách 5: Sử dụng hàm ROW để đánh số các hàng
Việc sử dụng công thức đánh số thứ tự trong excel sẽ giúp bạn dễ dàng hơn, excel đã cung cấp cho bạn hàm ROW để thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trong ô thứ 1 của phạm vi bạn muốn đánh số hãy nhập =ROW(A1). Hàm ROW sẽ trả về số của hàng mà bạn tham chiếu, ví dụ =ROW(A1) sẽ trả về số 1.
Bước 2: Kéo nút điều khiển điền qua phạm vi bạn muốn điền (nếu không thấy nút điều khiển điền, bạn có thể phải hiển thị nút này trước bằng cách bấm vào tab Tệp => Tùy chọn=> Nâng cao=> tùy chọn sửa=> chọn hoặc xóa hộp bật điều tác điền và kéo thả ô để hiển thị hoặc ẩn điều khiển điền).
- Những số này được cập nhật khi bạn sắp xếp chúng với dữ liệu của bạn, chuỗi thứ tự có thể bị ngắt quãng nếu bạn thêm, di chuyển hoặc xóa hàng, bạn có thể cập nhật thủ công cách đánh số, bằng cách chọn hai số có thứ tự thích hợp và kéo điều khiển điền đến cuối phạm vi đánh số.
- Nếu bạn đang sử dụng hàm ROW và muốn các số được tự động chèn vào khi thêm các hàng dữ liệu mới, hãy chuyển phạm vi dữ liệu này thành bảng excel, tất cả các hàng được thêm vào cuối bảng sẽ được đánh số theo đúng theo thứ tự.
Cách 6: Cách đánh số thứ tự trang trong excel
Để đánh số thứ tự trang trong excel bạn tham khảo những bước sau đây
Bước 1: Chọn Page Layout --> kích chuột vào mũi tên bên góc trái
Bước 2: Ở cửa sổ Page Setup mở ra bạn chọn tab Header/Footer => Bấm chọn Custom Footer.
Bước 3: Xuất hiện cửa sổ Footer bạn bấm chuột trái vào phần Right Selections=> tại vị trí con trỏ bạn gõ 1.
Bước 4: Khi đó bên ô Right Selection xuất hiện như sau: Trang&[Page] --> bấm OK --> bấm OK.
- Hộp thoại hiện ra có 3 lựa chọn là đánh số bên trái, vào giữa, bên phải, thí dụ tôi muốn đánh số trang vào giữa tôi nháy vào Center Section.
- Nháy vào nút công cụ bên phải chữ A thấy xuất hiện &[Page].
- Bấm OK.
Cách 7: Đánh số thứ tự khi lọc dữ liệu
Để đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu bạn thực hiện theo như sau:
- Ví dụ, bạn có một list danh sách A1:B20 khi dùng tính năng filter bạn muốn đánh lại số thứ tự tại cột A bạn sẽ dùng hàm Subtotal theo công thức như sau: Tại ô A2 =Subtotal(1,$B2:B2) sẽ được xử lý như bạn mong muốn.
- Tuy nhiên trong quá trình làm nếu cột B thêm một hạng mục nữa cần đánh số ví dụ giữa số thứ tự 3 và 4 thì số thứ tự đánh số sẽ tự động chuyển thành 5 nhưng sẽ khuyết ô đánh số thứ tự 4.
- Nếu đầu bài là đánh số thứ tự nếu cột B có giá trị thì công thức tại dòng Ai sẽ là IF(Bi=””,””,Counta($B2:Bi)) hoặc có thể sử dụng công thức: =MOD(ROW()-X,30)+1 (thay X bằng số thích hợp từ 0 tới 29 sao cho số thứ tự đầu tiên là 1).
Bài viết trên đây đã chia sẻ tới các bạn các cách đánh số thứ tự cột và trang trong excel, áp dụng với tất cả các loại bảng tính để bạn lựa chọn sao cho phù hợp. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo cách thêm dòng trong excel để sử dụng các bảng tính được hiệu quả hơn.
