Hàm Subtotal trong excel – cách sử dụng

Hàm Subtotal trong excel xuất hiện từ nhiều phiên bản trước đây và giờ đã được gia tăng thêm nhiều tùy chọn cho hằng số function của hàm. Cách dùng hàm này như thế nào? Hàm Subtotal tính toán cho một nhóm danh sách, được sử dụng linh hoạt...

Bài viết liên quan

Hàm Subtotal trong excel xuất hiện từ nhiều phiên bản trước đây và giờ đã được gia tăng thêm nhiều tùy chọn cho hằng số function của hàm. Cách dùng hàm này như thế nào?

Hàm Subtotal tính toán cho một nhóm danh sách, được sử dụng linh hoạt nhưng lại là một hàm khá khó để sử dụng. Tuy nhiên trong quá trình tính toán cũng có lúc bạn cần đến hàm này và không thể vì nó khó sử dụng mà bạn bỏ qua. Bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn cách để sử dụng hàm Subtotal và một số ví dụ cụ thể.

Cú pháp: SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…)

Ý nghĩa:

function­_num : là một hệ số bắt buộc, là một số từ 1 đến 11 hoặc 101 đến 111 để xác định dùng hàm nào trong tính toán tổng phụ trong danh sách.

Ref1 :  cũng là một số bắt buộc có phạm vi vùng tham chiếu được đặt tên đầu tiên mà bạn muốn tính tổng phụ cho nó.

Ref2 là hệ số được tùy chọn từ 2 đến 254 phạm vi mà bạn muốn tính tổng phụ cho nó.

Hàm Subtotal trong excel

Lưu ý, nếu như có hàm Subtotal nào lồng trong ref1, ref2,… thì các hàm này sẽ bị bở qua không được tính toán nhằm tránh trường hợp tính toán lần 2.

Với hằng số Function_num từ 1 đến 11 thì hàm subtotal có thể tính toán cả các giá trị ẩn trong vùng dữ liệu còn nếu phạm vi từ 101 đến 111 thì chỉ tính đến các giá trị không bị ẩn trong vùn dữ liệu.  Hàm Subtotal sẽ bỏ qua bất kỳ hàng nào bị ẩn bởi lệnh Filter và hàm này chỉ dùng cho các cột dữ liệu chứ không dùng cho các hàng.

Hướng dẫn cách sử dụng Hàm Subtotal trong excel

Hàm Subtotal được dùng để tính toán 1 danh sách các dữ liệu. Để hiểu hơn về hàm này chúng ta cùng đi vào 1 ví dụ cụ thể

Cho bảng tính như hình dưới đây:

Hàm Subtotal trong excel

Tính tổng số lượng các mặt hàng và tổng tiền của mỗi khách hàng với bảng dữ liệu ở trên.

Bài toán này yêu cầu tính theo khách hàng nên đầu tiên cần phải sắp xếp cột Tên khách hàng để những tên trùng nhau đứng gần lại với nhau bằng cách bôi đen cột Tên khách hàng, chọn Data rồi chọn Sort. Bạn click chọn Continue with the current selection ở hộp thoại hiện ra rồi chọn Sort…

Hàm Subtotal trong excel

Hàm Subtotal trong excel

Bạn chọn cách sắp xếp theo từ A đến Z để các tên trùng nhau đứng lại gần với nhau rồi nhấn OK.

Hàm Subtotal trong excel

Kết quả sẽ hiển thị ra như hình ảnh sau khi sắp xếp Tên khách hàng.

Hàm Subtotal trong excel

Tiếp theo thực hiện yêu cầu bài toán với hàm Subtotal bằng cách bôi đen vùng chứa dữ liệu chọn Data rồi chọn Subtotal.

Hàm Subtotal trong excel

Hộp thoại Suntotal hiện ra và ở đây bạn thấy

Tại khung At each change in bạn chọn là Tên khách hàng vì ta sẽ tính theo tên Khách hàng. Tại khung Use function là hàm tính toán bạn sẽ dùng để tính mà ở đây ta tính tổng nên sẽ chọn hàm Sum. Tại khung Add subtotal to thì bạn click chọn Số lượng và Thành tiền vì yêu cầu bài toán tính tổng Số lượng các mặt hàng mỗi khách hàng và tổng số tiền của mỗi khách hàng. Sau tất cả thì bạn nhấn OK và sẽ thu được kết quả dưới đây

Hàm Subtotal trong excel

Hàm Subtotal trong excel

kết quả

Bạn có thể dùng cách trên để tính toán nhiều yêu cầu tương tự khác. Hàm Subtotal là hàm khó sử udnjg những cho phép bạn sửa phép tính một cách dễ dàng hơn bằng cách thay thế lại hằng số của nó. Hi vọng bài hướng dẫn trên sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình tính toán với excel.

 

Tin liên quan