Quá trình để tạo ra các văn bản Word đối với nhân viên văn phòng là một việc mà thường xuyên được diễn ra. Công cụ Office Word hỗ trợ cho bạn khá nhiều tính năng để có thể soạn thảo ra một văn bản mà phù hợp với yêu cầu của bạn. Qua bài hướng dẫn sau mình tin rằng bạn sẽ có thể tự tạo cho mình một văn bản đẹp trong Word như ý nhé.
Trong word hiện nay đang được cập nhật các tính năng ngày càng phong phú và đầy đủ hơn. Với các thao tác đơn giản bạn hoàn toàn có thể căn lề thay đổi font chữ cho các đoạn văn bản khác nhau bằng việc sử dụng Format painter hay xóa đi các đường viền mà không cần thiết trong Word để tạo ra một file văn bản đẹp và nhanh nhất.
Tổng hợp các yếu tố chính để tạo ra một văn bản Word đẹp.
1. Trước tiên là bạn phải dãn dòng cho đều.
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản mà bạn muốn giãn dòng sau đó click chuột phải vào đoạn văn bản đó rồi bạn chọn Paragraph:
Bôi đen đoạn văn bản
Bước 2: Sau khi click vào xong nó sẽ hiển thị cho bạn một bảng, trong mục Indents and Spacing bạn tiến hành điền thông số mà bạn muốn tại mục Before và After. Tại mục Line Spacing chọn 1 trong các mục 1.5 lines/ Double/ single/ Exactly / At least/ Multiple với:
- 1.5 lines: Khoảng cách bằng một dòng rưỡi.
- – Double: Khoảng cách lớn gấp đôi dòng bình thường.
- – Single: Là khoảng cách bằng một dòng bình thường.
- – Exactly: Khoảng cách bằng.
- – At least: Khoảng cách ít nhất.
- – Multiple: Khoảng cách gấp số lần.
Bảng được hiển thị và tiến hành điền thông số
2. Tiến hàn căn lề trong Word.
Bước 1: Bạn tiến hành thay đổi đơn vị từ inch sang centimet trước, bạn vào File -->Options:
Thay đổi đơn vị lề
Tiếp đó bạn vào mục Advance >Display. Tại mục Show measurements in units of chọn đơn vị đo cho nó là Centimeters:
Chọn đơn vị căn lề
Bước 2 : Vào mục Page Layout >Margins >Custom Margins :
Trong tab Margins nhập các thông số để căn lề mà bạn muốn vào các ô tương ứng như hình dưới đây:
Nhập thông số để căn lề
3. Sử dụng Align
Bước 1: Bôi đen văn bản muốn chỉnh align rồi bạn chọn 1 trong 4 biểu tượng trên thanh công cụ tương ứng cho 4 chế độ align là Centered (Chỉnh giữa dòng)/ Right (Chỉnh sát lề phải)/ Left (Chỉnh sát lề trái)/ Jusstified (Chỉnh đều 2 bên của dòng):
Bôi đen văn bản muốn chỉn Align
Ví dụ: nếu bạn chọn là Centered thì văn bản sẽ được chỉnh ra giữa dòng như hình dưới:
4. Dùng Format Painter Trong Word
Bước 1: Bôi đen vùng văn bản có định dạng mà bạn muốn copy cho những đoạn văn bản khác. Sau đó bạn click vào biểu tượng giống như hình cái chổi trên thanh công cụ. Lúc này con trỏ chuột của bạn sẽ có thêm biểu tượng cái chổi như hình dưới:
Bôi đen vùng văn bản có định dạng mà bạn muốn copy
Bước 2: Bạn chọn vào đoạn văn bản khác bạn bôi đen đoạn văn bản đó, ngay lập tức đoạn văn bản sẽ có định dạng giống hệt định dạng của đoạn văn bản mẫu mà bạn vừa lấy.
Chọn văn bản muốn có cùng định dạng
Chú ý: Bạn có thể thực hiện copy định dạng của một văn bản cho hàng loạt các đoạn văn bản khác nhau tại nhiều chỗ trong văn bản, bạn chỉ việc bôi đen đoạn văn bản mẫu đó tiếp đến trên thanh công cụ của Word bạn tìm biểu tượng cái chổi bạn click vào đó. Sau khi click xong bạn có thể paste định dạng đó tới các chỗ mà bạn muốn khi nào bạn muốn dừng lại thì bạn chỉ cần nhấn phím ESC là được.
Vậy trên đây là một trong số các thao tác bạn phải thực hiện sau khi bạn viết xong một văn bản trong Word. Với các thủ thuật đơn giản như trên bạn có thể nhanh chóng tạo cho mình một văn bản đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn để phục vụ tốt nhất cho công việc của bạn.
