Tương tự như Microsoft Word, phần mềm Excel thuộc nhóm phần mềm Microsoft cũng có tính năng viết tắt tương tự. Các bước sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết tắt trong Excel 2010, phiên bản đầy đủ và dễ sử dụng nhất.
Thiết lập viết tắt trong Excel 2010 bằng bảng gõ tắt
Nguyên lý của thao tác viết tắt như sau: Sau khi gõ xong một chuỗi ngắn nào đó, ví dụ cụm từ abc, người dùng mong muốn nó sẽ biến thành cụm từ dài, thì người dùng sẽ quy định nó vào một bảng gõ tắt (những người soạn thảo chuyên nghiệp gọi bảng này là “từ điển”). Khi nhấn vào 1 phím ký tự bất kỳ, giá trị của phím đó được chương trình soạn thảo lưu vào bộ nhớ đệm bàn phím. Khi nhấn phím cách, chương trình sẽ ngưng việc lưu bộ đệm này và kiểm tra xem chuỗi vừa gõ có giống trong bảng gõ tắt hay không, nếu giống thì sẽ viết theo ý muốn của người dùng.
Bước 1: Hầu như tất cả các ứng dụng văn phòng dạng Office, không chỉ riêng Microsoft đều hỗ trợ chung một bảng gõ tắt. Trong Microsoft Excel, để truy cập bảng này, bạn cần vào File / Options như hình mô tả dưới đây.
Vào File / Options để mở bảng cài đặt Excel
Bước 2: Cửa sổ Excel Option hiện ra. Vào Proofing và giữ nguyên các tùy chọn giống như ảnh dưới, sau đó vào Auto Correct Option để mở bảng Auto Correct Language.
Vào Proofing / Auto Correct Options, bảng tùy chọn sẽ bật ra
Bước 3: Bảng thiết lập hiện ra. Hãy nhìn vào khung Replace : With :
Ở cột replace là những từ gõ tắt, Excel đã cung cấp sẵn nhiều cụm từ cho người dùng muốn gõ tắt trên Excel. Bạn có thể thêm vào một cụm tùy ý. Cột with bên phải là cụm từ đầy đủ tương ứng với từ gõ tắt.
Viết từ gõ tắt vào cột bên trái và viết cụm từ đầy đủ tương ứng ở cột bên phải
Mỗi ngôn ngữ của Excel sẽ có một bảng riêng. Trong bài, chúng tôi sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, chỉ khi kích hoạt tiếng Anh mới có thể gõ tắt những từ đã quy định trong bảng.
Viết tắt trong Excel 2003:
Trong Excel 2003, để bật được bảng gõ tắt Auto Correct, thao tác tương tự nhưng giao diện có hơi khác một chút. Hãy vào menu như hình sau:
Cách truy cập bảng AutoCorrect trong Excel 2003
Như vậy chúng tôi đã hướng dẫn xong các bước viết tắt trong Excel. Mong rằng với những thủ thuật này, công việc của bạn sẽ thuận tiện hơn rất nhiều. Đôi khi bạn cũng cần soạn thảo một đoạn văn trong Excel, thì việc biết gõ tiếng Việt có dấu là rất cần thiết, hãy tham khảo cách gõ telex mà chúng tôi đã hướng dẫn nhé bạn.
