Để định dạng đơn giản một số trong excel như thêm dấu phân cách hàng nghìn hay những dấu thập phân thì khá dễ cho người sử dụng. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể định dạng số trong excel theo ý mình mong muốn như các kiểu định dạng phần trăm, thêm đơn vị tiền tệ vào số,.. những điều này không phải ai cũng biết. Thông qua bài viết dưới đây chúng tôi muốn giới thiệu tới bạn những cách định dạng số để bạn có thể tham khảo cho các nghiệp vụ của mình.
Các kểu định dạng số trong excel phổ biến
Các kiểu định dạng số trong excel phổ biến
Cách 1: Định dạng số có dấu phẩy trong excel
Khi nhập dữ liệu vào excel dưới dạng số khá lớn có thể kéo dài tới cả chục chữ số khi đó bạn cần tới dấu phẩy hoặc chấm để phân cách hàng nghìn, triệu,… cho dễ nhìn, dễ đọc vì thế định dạng số có dấu phẩy trong excel dưới đây có thể hỗ trợ bạn.
Bước 1: Bôi đen Cells muốn định dạng sau đó chọn menu Format=> sells hoặc bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 trong hộp hội hoại chọn number ở khung bên trái và click vào ô Use 1000 Separator (,), kích OK.
Bước 2: Thực hiện quá trình trên ta được kết quả ở bên hình.
Cách 2: Định dạng số trong excel dưới dạng tiền tệ
Nếu bạn muốn hiểu thị số dưới dạng tiền tệ, bạn phải định dạng các số đó dưới dạng tiền tệ để thực hiện điều này hãy áp dụng định dạng đơn vị tiền tệ trong excel hoặc kế toán cho các ô bạn muốn định dạng, tùy chọn định dạng nằm trên tab “trang đầu” trong nhóm “số”.
Bạn có thể hiển thị một số biểu tượng tiền tệ mặc định bằng cách chọn ô hoặc phạm vị ô sau đó bấm “accounting 
trong nhóm “number” thuộc tab “home”. Nếu bạn muốn áp dụng định dạng tiền tệ, hãy chọn các ô sau đó sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + $.
Trong trường hợp bạn muốn điều khiển nhiều hơn nữa đối với định dạng hoặc bạn muốn thay đổi các khía cạnh khác của định dạng cho vùng chọn của bạn, bạn có thể làm theo các bước dưới đây.
Bước 1: Chọn định dạng các ô bạn muốn định dạng.
Bước 2: Tại tab :”home” bấm “Alignment” bên canh “number”. Để nhanh hơn bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại định dạng ô.
Bước 3: Trong hộp thoại “Format Cells” trong danh sách “Category” hãy bấm “Currency” hoặc “Accounting”.
Bước 4: Trong hộp ký hiệu, hãy bấm ký hiệu tiền tệ bạn muốn. Nếu muốn hiển thị một giá trị tiền tệ mà không có ký hiệu tiền tệ, bạn có thể bấm “không có”.
Bước 5: Trong hộp “Decimal Places” hãy nhập số chữ số thập phân bạn muốn, nhập 0 trong hộp số chữ số thập phân. Khi bạn thực hiện thay đổi, hãy xem số trong hộp “Form”, nó sẽ cho bạn biết việc thay đổi số chữ số thập phân sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hiển thị của một số.
Bước 6: Trong hộp “Negative Numbers” bạn hãy chọn kiểu hiển thị bạn muốn dùng cho số âm, nếu bạn không muốn dùng tùy chọn hiển thị số âm hiện tại, bạn có thể tạo định dạng số của riêng mình. Hộp số âm không có sẵn dùng cho định dạng số kế toán, điều này là vì kế toán chuẩn mực hiện các số âm trong dấu ngoặc.
Bước 7: Đóng hộp thoại “định dạng ô” hãy bấm ok.
Trong trường hợp excel hiển thị ##### trong một ô sau khi bạn áp dụng định dạng tiền tệ cho dữ liệu của bạn, ô này có thể không đủ rộng để hiển thị dữ liệu đó, để giải quyết trường hợp này hãy tăng độ rộng của cột, trước tiên hãy bấm đúp chuột vào ranh giới bên phải của cột có chứ ô bị lỗi #####, thao tác này sẽ giúp bạn điều chỉnh cột cho vừa với số, bạn cũng có thể kéo ranh giới bên phải đến khi cột có kích cỡ như bạn mong muốn.
Định dạng số trong excel bằng dấu chấm
Để định dạng số trong excel bằng dấu chấm bạn thực hiện như sau, chú ý cách này chỉ áp dụng với excel 2007 trở lên.
Bước 1: Vào file chọn Options (đối với excel 2007 thì vào biểu tượng windows ở góc trên cùng bên trái của excel chọn Tool).
Bước 2: Chọn Advancd sau đó bỏ dấu tích ở Use system separator (không sử dụng dấu hệ thống).
Bước 3: Tại mục Decimal separator ( dấu phần thập phân) bạn đặt bằng dấu phẩu còn thousands separator (dấu phần nghìn) bạn đánh dấu chấm.
Lưu ý: Bạn cũng thể thể sử dụng cách sau thực hiện trên hệ thống máy tính Start => Control Panel => Regional and Language Options => Customized decimal symbil chỉnh thành dấu phẩy vào digit Group Symbal chỉnh thành dấu chấm.
Định dạng số theo kiểu ngày tháng
Bước 1:Chọn ô dữ liệu cần định dạng bằng cách nhấp chuột phải chọn Format Cells.
Bước 2: Trong Format Cells, tại tab Number có rất nhiều định dạng trong mục Category.
- General: Kiểu mặc định cơ bản của Excel khi các bạn nhập liệu.
- Number: Định dạng dữ liệu kiểu số.
- Currency và Accounting: là định dạng cho dữ liệu kiểu tiền tệ.
- Date: Định dạng cho dữ liệu kiểu ngày tháng.
- Time: Định dạng kiểu thời gian cho dữ liệu.
- Percentage: Định dạng kiểu phần trăm cho dữ liệu.
- Fraction: Định dạng dữ liệu kiểu phân số.
- Scientific: Định dạng dữ liệu kiểu số viết tắt.
- Text: Định dạng dữ liệu kiểu chữ.
- Special: Định dạng dữ liệu kiểu đặc biệt.
- Custom: Kiểu người dùng tự định dạng.
Bước 3: Nếu các bạn định dạng theo kiểu ngày tháng, thì trong Format Cells các bạn chọn Date trong Category. Tiếp theo các bạn chọn kiểu định dạng ngày tháng trong phần Type sau đó nhấn OK.
Định dạng dữ liệu theo kiểu ngày giờ
Nếu các bạn định dạng dữ liệu theo kiểu giờ, trong Format Cells các bạn chọn kiểu Time trong Category, chọn định dạng giờ trong phần Type và nhấn OK.
Định dạng dữ liệu theo kiểu phần trăm
Nếu định dạng dữ liệu theo kiểu phần trăm thì trong Format Cells các bạn chọn Percentage trong Category và chọn số chữ số sau dấu phẩy trong Decimal places. Sau đó nhấn OK.
Đối với những người thường xuyên sử dụng tin học văn phòng, thì cách định dạng số trong excel khá quan trọng giúp bạn dễ nhìn, và giải quyết các vấn đề trong khi xử lý dữ liệu, giúp cho công việc chính xác và hiệu quả hơn, vì vậy hãy bỏ tùi các cách trên nhé, ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm các thủ thuật trong excel như cố định hàng trong excel để giúp công việc của bạn nhanh, hiệu quả hơn.
