Khi mới sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng SugarCRM khá nhiều doanh nghiệp vấp phải tình trạng khó khăn trong việc phân quyền cho nhân viên và phân quyền người dùng sao cho hợp lý . Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn phương pháp phân quyền người dùng sao cho khoa học và hiệu quả nhất.
Cách phân quyền trên phần mềm SugarCRM
- Khâu chuẩn bị
Để thực hiện tốt việc phân quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều sau:
- Đầu tiên đó chính là danh sách người dùng ( bao gồm họ và tên, Chức danh, Phòng ban, Email, ĐT, và vai trò-Nhiệm vụ)
- Mô hình tổ chức của doanh nghiệp.
Mô hình phòng ban của doanh nghiệp
Và theo mô hình trên thì người giữ chức vụ Giám đốc sẽ thấy được dữ liệu của toàn bộ các phòng ban, trưởng phòng sẽ thấy được các dữ liệu của những nhân viên thuộc phòng ban mình, còn đối với những nhân viên chỉ thấy và quản lý được những dữ liệu của cá nhân mình mà thôi.
- Tiến hành phân quyền
- Việc phân quyền sẽ được thực hiện theo thứ tự những bước sau:
- Tạo quyền .
- Tạo ra các quyền tương ứng theo mô hình tổ chức của doanh nghiệp. Ví dụ: Quyền Giám
- đốc,hay Quyền Trưởng phòng, và Quyền nhân viên…
- Tạo nhóm
- Tạo ra những nhóm người sử dụng theo mô hình tổ chức, ví dụ: Nhóm Board chứa những
- người dùng có quyền GĐ, nhóm Trưởng phòng chứa những người dùng có quyền
- Trưởng phòng…
- Gán quyền cho nhóm hoặc người dùng
- Quyền sau khi được tạo ra xong phải gán trực tiếp vào 1 nhóm hay 1 người dùng cụ thể nào đó.
- Tạo Quyền (Role) theo những bước chính sau:
(1) Phân quyền theo truy cập --> (2) Phân quyền theo thao tác --> (3) Phân quyền theo dữ liệu.
Trong đó:
- Phân quyền truy cập: những ai sẽ được truy cập modules nào?
- Phân quyền thao tác: những ai được thao tác gì?. Những quyền thao tác bao gồm: Edit, Delete, Import, Export, Mass Update, List,và View
- Phân quyền dữ liệu: Những ai được sẽ thấy dữ liệu của tôi?
- Phân quyền truy cập: Để có thể truy cập vào module nào thì chọn
- cột Access = Enable, và ngược lại chọn = Disable.
- Phân quyền thao tác: Chọn None nếu muốn người dùng không được thao tác. Những giá trị khác None còn lại là được thao tác.
Mô tả chi tiết thao tác:
- Deleted : Cho phép xóa dữ liệu
- Edit : Cho phép tạo mới và chỉnh sửa dữ liệu
- Export : Có khả năng xuất dữ liệu ra file excel
- Import : Nhập dữ liệu từ file excel
- List: cho phép xem dữ liệu dạng danh sách
- Mass update : Cho phép cập nhật dữ liệu hàng loạt
- View : Xem chi tiết một dòng dữ liệu nào đó.
Các thao tác của việc phân quyền
Phân quyền dữ liệu:
- Owner: Cho phép người dùng chỉ thấy dữ liệu của mình
- Group: cho phép những người dùng của phòng ban mình sẽ thấy dữ liệu của phòng ban đó
- All/Not set: cho phép thấy dữ liệu của tất cả.
Kết luận
Với bài hướng dẫn này các bạn đã có thể phân quyền người dùng đúng theo chức năng và nhiệm vụ của mình rồi. Chúc các bạn thực hiện thành công.
