Autotext là một chức năng dùng để soạn thảo một văn bản tự động cho bạn định nghĩa trước cho chúng, với chức năng Autotext bạn hoàn toàn có thể soạn thảo một văn bản khá nhanh chóng đối với những từ hay cụm từ được lặp lại khá thường xuyên ở trong văn bản, mình xin giới thiệu với bạn thủ thuật Autotext khá tiện ích trong Word.
Khi bạn soạn thảo một văn bản Word, bạn hay hoặc có thể nói là thường xuyên tiếp xúc với các cụm từ dài lặp đi lặp lại nhiều lần, khi mỗi lần bạn gõ cụm từ đó thật mất thời gian mà lại không dễ dàng gì. Hiểu được bất tiện đó Microsoft Office đã cho ra đời tính năng Autotext được tích hợp trong Word giúp bạn giải quyết khó khăn này.
Hướng dẫn cách thêm AUTOTEXT vào Word
- Cách thêm AUTOTEXT Đối Với Word 2003
Bước 1: Để có thể sử dụng được chức năng này trong Word, đầu tiên bạn cần phải bôi đen đoạn văn bản cần định nghĩa, rồi bạn vào mục menu Insert rồi chọn AutoText/ AutoText
Cách thêm AutoText vào trong Word 2003
Bước 2: Khi xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, bạn nhập tên thật ngắn gọn vào sao cho dễ nhớ nhất cho phần văn bản được chọn trong mục Enter AutoText entries here, tiếp theo bạn ấn Add để lưu được Autotext bạn vừa tạo rồi nhấn OK để hoàn thành thao tác.
Nhập tên cho văn bản và lưu lại
Vậy là mỗi khi bạn cần gõ một đoạn văn bản trên bạn chỉ việc mở cửa sổ AutoCorrect lên sau đó bạn viết từ tắt mà bạn đặt trước đó rồi bạn nhấn Insert.
- Cách thêm AUTOTEXT Đối Với Word 2007
Bước 1: Trong Word mặc định nó chưa hiển thị cho bạn nút AutoText tại thanh công cụ. Vì thế trước khi tiến hành bạn phải cho nó hiển thị ra đã bằng cách: bạn nhập vào mục Office Button góc phía trên mục sau đó bạn chọn Word Options. Khi cửa sổ hiện ra bạn chọn mục Customize.
Hiển thị nút AutoText
Bước 2: Tại phần Choose commands from bạn tiến hành chọn mục Commands Not in the Ribbon. Bạn kéo thanh cuộn xuống phía dưới, rồi tìm tới mục AutoText bạn chọn và ấn nút Add ngay cạnh bên phải và bạn chọn OK là được.
Bây giờ thì biểu tượng AutoText hiện ra ngay trên thanh công cụ Word 2007. Bạn muốn tạo AutoText cho phần văn bản nào thì bạn chỉ việc bôi đen chúng rồi chọn vào biểu tượng AutoText nhấp vào mục Save Selection to AutoText Gallery để có thể mở cửa sổ Create New Building Block.
Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Alt + F3 để có thể thao tác nhanh hơn
Bước 3: Ngay sau khi xong bước 2 bạn tiến hành điền tên ngắn gọn cho AutoText của bạn ở mục Name, bạn chọn Gallery là AutoText rồi nhấn Ok để có thể hoàn thành thao tác.
Để có thể chèn được AutoText, bạn có thể chỉ cần gõ đúng tên và nhấn F3 ( trong ví dụ mình minh họa cho các bạn thì nó có tên là vidu). Hoặc bạn có thể nhấp vào biểu tượng AutoText rồi chọn văn bạn mà bạn muốn chèn dùng trong trường hợp bạn có quá nhiều AutoText mà không thể nhớ nổi tên của chúng.
Tính năng khác của AutoText
Ngoài cách mình hướng dẫn bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa hoặc xóa AutoText bằng cách bạn nhấp phải lên phần văn bản xổ xuống tại nút AutoText và chọn EditProperties để sửa hoặc chọn Organize and Delete để xóa.
Như vậy mình vừa trình bày cho bạn một thủ thuật AutoText trong Word khá đơn giản đúng không, nhờ đó bạn có thể soạn thảo và thao tác trên Word sẽ nhanh chóng và dễ hơn. Hiện nay mình thấy đang có một phần mềm chuyên về tạo phím tắt miễn phí đó là Smart Auto Typer and Talker, nếu bạn có nhu cầu cũng có thể tải chúng về.
