Trong quá trình sử dụng excel khi bạn đã tạo xong một bảng dữ liệu nhưng khi in ra thì chỉ muốn in theo một điều kiện nhất định chứ không phải in ra cả bảng. Để làm được điều đó thì bạn cần sử dụng đến chức năng Advance Filter.
Chức năng Advance Filter cho phép bạn có thể lọc được những dữ liệu cần thiết để đem ra in. Thao tác lọc dữ liệu này là rất quan trọng và không thể thiếu. Khi inn dữ liệu nếu như không có thao tác lọc dữ liệu này sẽ khiến cho người dùng có thể in ra cả những dữ liệu không quan trọng, rườm rà hoặc có thể in cả những dữ liệu mật. Cần sử dụng chức năng Advance Filter để lọc những dữ liệu ấy ra chỉ để in những dữ liệu cần thiết.
Cách lọc dữ liệu bằng chức năng Advance Filter
Thứ nhất là phải chừa ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu.
Thứ hai là chỉ sử dụng một dòng duy nhất để làm tiêu đề cho bảng dữ liệu
Thứ 3 là bảng dữ liệu của bạn không merge bất cứ ô nào.
Trong quá trình sử dụng Advance Filter thì cần dùng tới một bảng phụ để so sánh láy điều kiện lọc dữ liệu từ bảng dữ liệu chính. Yêu cầu của bảng phụ là phải dùng tiêu đề của cột dữ liệu bạn cần lọc từ bảng chính. Chú ýchức năng Advance Filter chỉ có thể lọc 1 lần 2 điều kiện cho 1 cột dữ liệu.
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng chức năng Advance Filter thì chúng ta cùng đi vào một ví dụ cụ thể.
Ví dụ cho bảng dữ liệu như sau:
Bản dữ liệu mẫu trong Excel
Yêu cầu đặt ra là lọc dữ liệu với các mặt hàng có Price > 50 với chức năng Advance Filter. Để thực hiện được yêu cầu này trước hết bạn cần tạo một bảng điều kiện. Bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn ô Price rồi ấn copy bằng cách click chuột phải rồi nhấn copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C
Bước 2 bạn dán vào một ô trống bất kỳ và đặt điều kiện để lọc cho nó là lọc các mặt hàng có giá lớn hơn 50$.
Lúc này chúng ta đã có bảng dữ liệu phụ để lọc dữ liệu từ bảng chính. TIếp đó chúng ta sẽ tiến hành lọc dữ liệu với chức năng Advance Filter theo những bước sau đây.
Bước 1: Đặt trỏ chuột vào ô bảng dữ liệu chính rồi vào Data và chọn Advance
Bước 2: Ô List Range là vùng dữ liệu chính bạn muốn lọc. Từ đó khi bạn đặt trỏ chuột và chọn chức năng Advance Filter thì Excel sẽ tự động chọn bảng dữ liệu cho bạn. Nếu như Excel không chọn đúng vùng dữ liệu mà bạn mong muốn thì bạn có thể chọn lại bằng cách click vào nút nằm ngoài cùng ô List Range và chọn lại vùng dữ liệu đúng.
Bước 3: Tại ô Criteria range bạn chọn bảng phụ vừa tạo dùng để lọc dữ liệu.
Bước 4: Tại bảng Advance Filter sẽ có 2 mục chọn là:
Filter the list, in-place dùng để lọc dữ liệu và cho ra kết quả ở chính bảng lọc. Khi ấy các dữ liệu không phù hợp sẽ bị mất đi.
Copy to another location dùng để lọc dữ liệu và copy chúng trong một khu vực khác.
Ở ví dụ này tick chọn tùy chọn Copy to another location → trong ô Copy to bạn click chọn vào một ô trống ngoài vùng dữ liệu → OK.
Kết quả sau khi lọc dữ liệu:
Chúng tôi đã vừa giới thiệu đến bạn về chức năng Advance Filter và cách sử dụng đơn giản nhất. Chức năng này giúp bạn có thể lọc được dữ liệu mà không bị hạn chế về các điều kiện.
